为进一步加强机关档案管理，有效保护和利用档案，更好地为教育发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《江苏省档案管理条例》等法律法规和省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》精神，结合本局实际，制定本制度。
一、档案管理
1．本局机关档案是指在执行党的各项政策和从事教育工作实践活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。
2．局机关档案管理工作由局办公室统筹，局档案室是局机关档案管理工作的责任机构。
3．局机关其它内设科室负责做好本单位日常材料收集和积累工作。
二、档案收集
1．本局产生的带文号的正式文件（包括拟稿、核稿、审稿、改稿和发文稿纸等公文流转原始件）、上级下发的涉及本县教育系统工作或人员的文件材料由局办公室负责收集。
2．党员年报、公务员年报、组织关系接转、退休人员登记表、工资年报、工会会员名册年报等材料，县委教育工委会及局长办公会会议记录等材料分别由组织科、人事科、工会和办公室等科室负责收集。
3．各科室组织的重大活动、重要会议形成的照片、录音、声像和文字档案材料由各科室收集。局领导或各科室参加上级会议领取的奖状、奖杯、锦旗、奖牌、证书、文件等应及时送交局办公室统一保管。
4．本局在重大活动中形成的照片、录像、光盘、录音、实物、证书等具有保存价值的特种载体档案，均属特种载体档案归档范围。特种载体档案收集时，应有说明内容，包括事由、时间、地点、人物或其他背景以及摄影者等六个要素，说明可另附纸书写。特种载体档案在相关活动结束后，及时整理、移交，随时归档。
5．其余档案的收集按照《灌南县教育局文件材料归档范围与文书档案保管期限表》进行收集。
三、档案整理
1．文件材料、文书档案、特种载体档案的整理由局办公室负责。
2．会计档案根据业务部门规定，由局财务科按业务档案归档要求负责整理立卷，装订成册和保管。
3．教师档案的整理，由局人事科负责。
4．领导干部档案的整理，由局组织科负责。
5．基建档案的整理与保管，由局校安办负责。
四、档案保管
1．档案室应安装报警器、防盗门，窗户须安装牢固的铁栅，符合防火、防光、防潮、防虫、防霉变等要求。档案柜内存放防虫药物，发现虫蛀、破损、遗失、字迹褪变等现象时，及时采取补救措施。档案室应远离火种，配备灭火、消防器材和除湿器材，库房内严禁吸烟及存放易燃易爆物品和化学物品。阅档室应单独设置。
2．档案人员定期进行库藏档案的清理核对和检查，确保档案的齐全完整，帐物相符。发现问题，及时报告，并采取措施，妥善处理。
3．档案室钥匙由档案人员妥善保管，不得转借。未经档案人员允许，任何人不得进入档案库房。禁止一切与保管档案无关的物品入库。做好档案库房内的卫生清洁工作。每天做好库房温度、湿度的控制和记录工作。下班检查门窗关闭情况，并切断电源，确保安全。
4．特种载体应根据其性能，进行不同方式的分类保管。防止强光照射，灰尘污染和损失、散失，确保特种载体档案的完整和安全。
五、档案借阅
1．局机关工作人员因工作需要借（查）阅与其相关的档案、资料，须办理借（查）阅手续，填写《借（查）阅档案登记表》方可借（查）阅，用后及时归还。
2．外来人员来局查阅档案，需出具单位证明或相关部门需要提供档案（材料）的证明和本人身份证，说明用途，并报经分管领导同意后方可查阅。如需摘录，须征得局档案室管理人员的同意，方可摘录。
3．档案（材料）借（查）阅应遵守保密制度。档案（材料）不得擅自转借和复印，不得擅自带出本单位，确因工作需要，须经分管局领导批准后，方可转借或复印。
4．借（查）阅档案者须爱护档案，严禁在案卷中涂改、书写和描划，以保持档案的原貌、整齐、清洁和持久性。
六、档案鉴定与销毁
1．档案保管期限分永久、定期30年和定期10年。
2．档案鉴定工作应定期进行，剔除失去保存和利用价值的档案。每次鉴定须出具鉴定报告并附案卷目录清册，在案卷备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签署姓名及日期。文书、财会档案的鉴定由档案人员会同有关科室人员及专业人员共同进行鉴定。
3．对经鉴定确无保存价值的档案进行销毁。销毁前，要编制文件销毁清册，出具销毁报告，报请分管局领导审批。销毁档案资料送定点单位销毁，落实监销制度，销毁清册永久保存。
七、档案数据
1．建立电子文件归档和电子档案移交接收常态化机制，确保电子文件、电子档案的真实完整、长期保存和有效利用。
2．局档案室建立档案数据库，将除涉密信息外的各类电子文件及时转入档案数据管理系统归档，并对当年档案数据进行离线备份。
3．档案人员要定期对数据库进行维护。复制数据时严格审批手续，经分管局领导同意后方能由专人复制，并作好登记。
八、档案统计
1．档案统计工作由局档案室负责，每半年进行一次库藏档案统计，每年进行一次年度综合情况统计，以掌握所保管档案的变化情况。
2．档案统计内容主要包括档案接收入库统计、档案移出统计、档案数量统计、档案鉴定情况统计、档案销毁统计、档案利用统计、库房面积统计、编研情况统计等。
3．档案统计工作须坚持实事求是的原则，以原始记录为准，做到数据准确，上报及时、完整、科学。