关于印发《灌南县医疗卫生单位档案管理

实施方案》的通知

各医疗卫生单位：

现将《灌南县医疗卫生单位档案管理实施方案》印发给你们，请认真贯彻执行文件精神。

灌南县卫生健康委员会

                     2020年4月8日

灌南县卫生健康委员会办公室              2020年4月8日印发

灌南县医疗卫生单位档案管理实施方案

为规范各医疗卫生单位档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在医疗卫生单位经营管理中的作用，防止重要文件、资料的遗失，结合实际情况，特制订本方案。

一、档案室的管理

1、档案室实行办公室统一管理；2、档案室设档案专职管理员1名，各部门内设兼职档案管理员1人，负责部门资料或档案的临时管理，兼职档案管理人员必须按时向单位档案室报送档案、资料；3、档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。

二、档案管理人员岗位职责

1、热爱本职工作，认真学习档案知识，钻研档案业务，努力提高工作水平；2、学习、宣传《档案法》和《档案实施办法》，坚决贯彻执行档案工作的法律、法规、方针、政策和各项制度；3、按照归档和不归档的范围，负责收集工作中形成的各类文件材料，不断提高归档材料的质量，认真做好单位每年度的档案整理归档工作；4、编制目录、索引、计算机输入，编制科学的检索工具和检索程序；5、认真做好单位里对各科室的材料整理归档工作的监督和指导；6、负责制定执行单位档案分类、归档、保管、借阅、保密、安全等各项业务制度，并不断加以完善。

三、档案室相关管理制度

（一）档案保管制度

1、严格执行档案收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。2、档案柜按顺序编号排列，档案按档号存放，档案室内悬挂相关档案资料管理规章和制度。3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。4、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。库房重地，非本室工作人员不得擅入。严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。5、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。6、档案室应按照要求安装防盗门、防盗窗等安防措施。每年年初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

（二）档案保密制度

1、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。2、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。3、未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。4、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。5、不归档的重份文件及内部材料，须交由单位档案形成部门处理。6、档案室工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

（三）档案鉴定制度

1、在单位领导主持下，由办公室、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。2、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。3、档案保密期满，由鉴定组做出是否变更密级或解密的决定。4、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。5、销毁档案前登记造册（注明名称、数量、鉴定时间、参加鉴定人员）；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

（四）档案借阅制度

1、档案借阅利用，应严格履行审批手续。（1）借阅利用本部门档案，须持本人工作证，填写档案借阅单，并经本部门负责人和办公室主任签批，一级保密档案材料须有单位主要负责人及材料发生部门主要领导共同签批方可查阅。（2）借阅利用其他部门档案，须持本人工作证，填写档案借阅单，并经本部门负责人、档案形成部门负责人签批及办公室主任签批。（3）查阅机密、秘密级及绝密级档案资料，须持本人工作证，填写档案借阅单，并经本单位主要负责人签字批准后，由档案材料产生主管部门责任人协同档案管理员同时开启档案柜予以查阅，且不得复制、不得带出。（4）单位外人员查阅利用单位档案资料，需持单位介绍信、个人身份证明，由本单位对口接待部门审核后，经本单位领导签字批准，由本单位对口接待部门到档案部门查阅并对外提供。对外提供利用涉密档案资料，应符合保密规定。2、借阅利用人员应将利用情况填写在档案借阅表内，或及时向档案部门反馈，以便档案人员对利用效果进行统计、分析。3、借阅档案的时间一般不超过3个工作日，若要延长，须再次办理借阅手续。4、借阅利用者应自觉爱护档案，不得拆毁、调换、抽取档案，不得在档案资料上添字、批注、涂改、勾划、裁剪和折叠。对于违反本规定，造成档案损毁、遗失的行为，将视情节轻重，追究相应责任。5、档案管理人员每月应对借出的档案进行催收，对已归还的档案应及时归位。6、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人和单位负责人批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。7、未经单位负责人批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

（五）档案利用制度

1、利用档案者必须遵守保密规定，在规定许可范围内利用档案。2、本单位员工，因工作需要利用档案的，应说明情况，履行登记手续后利用档案。外单位的利用者，应持有组织介绍信，证明其身份，查档范围及利用目的，并办理查档手续后方可提供利用。3、档案原则上不外借，只允许在档案室或查阅室内阅览。如遇特殊情况，确需借出时，需经单位负责人审批，并登记手续，按期归还。4、利用者必须爱护档案资料，不得有拆散，剪裁、涂改、圈、画、折叠、损污等行为，违者追究责任，严肃处理。5、利用过程中，需摘录档案，须经单位负责人批准同意后方可摘录，摘录后应将摘录内容与原件交档案员确认后，方可离开。6、不得随意复印档案资料。确因工作需要的，应填写申请单，经分管领导审批后，方可进行复印。

（六）档案接收及移交制度

1、严格执行档案材料统一管理的原则，凡在本单位工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应交档案室归档保存。2、各部门按档案搜集时间要求将文件材料收集齐全按时向档案室移交。3、移交文件材料必须填写《档案材料移交清单》一式二份，双方各执一份。4、各部门应积极配合档案收集工作，做好档案移交工作。5、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。

（七）档案室安全与消防制度

1、为加强消防安全管理，预防和避免火灾对档案的危害，确保档案的安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国消防法》特制定档案室安全与消防管理制度。2、档案室消防安全贯彻预防为主、防消结合的方针，禁止一切火源火种带入档案室下班后切断电源，实行严格管理。3、禁止在室内存放其它杂物，闲杂人员不得入内。4、做好档案室消防安全管理，是部门领导、档案人员及有关人员应尽的责任和义务。5、档案室消防安全必须达到下列要求：（1）档案室严禁设置在存放易燃易爆品或带有火灾隐患的场所内。（2）档案室门、窗应采用防火门窗。（3）严禁使用木制卷柜保存档案。（4）档案库房内严禁使用明火，除照明用电外，严禁使用与档案保护无关的用电设备。（5）档案室用电设备安装或线路铺设应当符合防火要求。（6）档案室应按规定配备相应数量的、有利于保护档案的灭火器材。档案室应配备火灾应急照明器材。6、制定消防安全制度，落实安全防火责任制，定期开展档案消防安全检查，及时整改火险隐患，档案管理人员及有关工作人员应当掌握防火、灭火基本知识和技能，会报火警，会使用灭火器材。

四、立卷归档范围及分类

（一）档案的分类：主要分为纸质档案及电子档案两大类。

（二）档案的归档范围：此次整理收集2020年以前的各种材料。有以下6大方面及单位内、单位外20项内容：

1、文书档案，包括党群类、行政管理类、经营管理类等。

2、人事档案，包括劳动合同、履历材料、学籍材料、组织关系材料、工资材料、奖励材料、处分材料、任免材料、考核材料等，最好一人一袋收集管理（遵从人事条线科室要求）。

3、会计档案，包括凭证、账簿、会计报表、财务报告、其他等（遵从财务条线科室要求）。

4、医疗档案，包括病例、手术登记本、分娩登记本、护理、院感等（遵从业务条线科室要求）。

5、声像档案，包括照片、底片、光盘、磁盘、幻灯片等。

6、实物档案，包括各类证书、奖状等。

单位外：（1）上级机关对我单位下发的文件及通知；（2）本单位向上级机关申请、汇报的上行文件。

单位内：（1）年度战略规划；（2）各部门（科室）的年度计划总结，月计划及周计划；（3）相关管理制度及流程；（4）各单位内人员的原创论著、发表的期刊杂志；（5）签订的各类合同文本（可根据各单位实际情况进行存档）；（6）各类项目方案；（7）会议记录；（8）人事任免资料；（9）人事档案资料；（10）员工劳动合同资料；（11）员工保险资料；（12）员工考勤资料；（13）相关培训资料；（14）各类仪器说明书；（15）经营情况的相关材料（其中部分资料可根据各单位实际情况进行存档）；（16）从事策划的各类活动方案；（17）财务档案（可根据各单位实际情况进行存档）；（18）员工劳动工资档案（可根据各单位实际情况进行存档）。

五、档案的收集与整理要求

1、档案的收集时间：定为每半年收集一次，本年度7-8月份收集整理本年度1-6月份档案并立卷归档，次年1-3月份收集上一年度7-12月档案并立卷归档整理。

2、档案的编号立卷归档整理。档案的编号按年度分类，下一级分类主要按照科室或者类别进行编号归档。

六、档案室所需要的物料

1、档案柜；2、各种用章；3、档案盒及内页；4、各类上墙制度；5、驱虫、防潮剂；6、消防器材（如灭火器）。

七、上墙制度

1、档案管理员岗位职责；2、档案保管制度；3、档案保密制度；4、档案鉴定制度；5、档案借阅制度；6、档案利用制度；7、档案室消防与安全制度。

附件：1. 档案的收集与分类

2. 档案借阅（影印）登记表

3. 档案销毁登记表

附件1

档案的收集与分类

附件2

借 阅（影印） 档 案

登 记 簿

自       年    月    日  起

至       年    月    日  止

单位名称：

借阅（影印）档案登记表

附件3

档 案 销 毁 登 记 簿

自       年   月   日  起

至       年   月   日  止

单位名称：

档 案 销 毁 登 记 表