各部门:
为进一步加强文件资料管理和档案管理工作,切实管理好、利用好化工园区档案,更好地为日常工作服务,现将有关要求通知如下:
一、归档范围
1.重点是2017年以来,园区党政管理、基建等各项工作中产生的具有保存价值的文件材料均应归档,以及往年应归档但尚未归档的材料。
2.归档的文件材料包括纸质材料、声像、电子等文件材料(如照片、光盘等),所提供的文件材料,经档案室检查无误后予以一同归档。
3.各部门将应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等及具有保存价值的实物档案整理归档。
二、归档要求
1.各部门安排专人负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交档案室。
2.文件类的归档材料实行以件为单位归档,基建等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。
3.归档材料必须完整,在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。
4.归档的声像、照片、实物档案须注明人物(职务和姓名)、事由(事件)及时间。
5.对于保密性强,不便于移交档案室的材料,由本部门按要求立卷归档,指定专人负责,但应向档案室移交归档目录(含电子版),注明存放地点。
6.各部门在整理待移交档案时,应注明建议保管期限,分为永久、长期(30年)两种。档案室将根据相关规定和各部门的建议,进一步整理归档。
三、档案移交
1.归档验收。移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续。归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
3.移交时间。按年度归档的部门于3月30日前移交材料。基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定执行,详见档案移交清单(附件1)。
四、查档手续
调阅档案,必须履行领导审批、登记手续,填写“档案查询申请表”(附件2)。调阅档案人员要注意爱护档案,妥善使用,确保完整无损,不准私自转借、复印、抄录、圈注、涂改、拆卷、抽页、销毁,并做好安全保密工作,阅后立即归档。
附件:1.档案移交清单
2.档案查询申请表
江苏连云港化工产业园区管理委员会
2021年3月25日
附件 1
档案移交清单
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序号 | 归档名称 | 数 量 | 保管 期限 | |||
1 | 件 份 页 | |||||
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13 | 件 份 页 | |||||
移 交 人 | 接 收 人 | |||||
联系电话 | 联系电话 | |||||
移送时间 |
附件 2
档案查询申请表
查 询 部 门 | 查询人姓 名 | 查 询 日 期 | |||
查 询 档案名称 | |||||
档 案 级 别 | ○机密级 | ○保密级 | ○公开 | ||
查 询 事 由 | |||||
查 询 卷 次 | |||||
是否需要复 印 | ○是 | ○否 | 复印页数 | ||
部门负责人 | |||||
分管领导 | |||||
备 注 |
江苏连云港化工产业园区管理委员会 2021年3月25日印发