局机关各股室、局各直属单位：
为促进档案管理水平的进一步提高，，力求档案管理标准化、规范化、制度化，现将《档案人员岗位责任制》等11项制度印发给你们，希认真遵照执行。
附件：
1、档案人员岗位责任制
2、档案管理制度
3、档案安全保密制度
4、档案查阅借阅制度
5、档案库房管理制度
6、档案归档制度
7、归档文件整理制度
8、声像档案立卷归档制度
9、 档案利用制度
10、档案销毁制度
11、档案鉴定制度
附件1：
档案人员岗位责任制
一、认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》及党和国家关于档案上的方针、政策、法规,自觉接受上级及地方档案行政管理部门的监督与指导。
二、热爱本职工作，忠于职守，遵守纪律，努力学习档案专业知识，不断提高档案的科学管理水平。
三、积极开展档案利用服务工作，编制必要的、简便实用的检索工具，撰写本局的档案资料编研材料。
四、严格遵守档案管理制度,严守党和国家秘密。
五、在负责保管好本局档案的同时,对本局各部门及所属机构的档案工作实行监督和指导。
六、坚持原则，严格遵守档案工作各项规章制度，对违反档案工作规章制度的行为，档案人员应予以制止或纠正，并及时向领导汇报采取有效措施。
附件2：
档案管理制度
一、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
二、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
三、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
四、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
五、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
附件3：
档案安全保密制度
一、严格遵守党和国家的有关保密制度，加强管理，防止丢失、泄密。
二、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
三、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
四、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
二、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
三、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
四、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
附件4：
档案查阅借阅制度
一、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
二、查阅局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
三、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
四、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
五、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
六、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
七、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
二、查阅局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
三、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
四、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
五、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
六、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
七、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
附件5：
档案库房管理制度
一、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
二、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
三、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
四、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
五、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
二、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
三、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
四、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
五、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
附件6：
档案归档制度
一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、归档，并定期向本机关档案室移交。
二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
四、各股室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。
五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。
六、机关财务部门应把会计档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续。
二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
四、各股室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。
五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。
六、机关财务部门应把会计档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续。
附件7：
归档文件整理制度
一、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。
二、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。
二、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。
三、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。
四、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。
五、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
六、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，排列清晰，便于查考。
七、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。
八、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。
四、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。
五、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
六、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，排列清晰，便于查考。
七、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。
八、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。
附件8：
声像档案立卷归档制度
一、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。
二、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年12月前向档案室移交。
三、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。
四、按要求填写好卷内目录，编好号码。
二、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年12月前向档案室移交。
三、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。
四、按要求填写好卷内目录，编好号码。
附件9：
档案利用制度
一、凡本单位人员利用档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅目的，用后及时反馈利用效果。
二、外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。
三、因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。
四、档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。
五、如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。
六、对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。
七、查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。
三、因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。
四、档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。
五、如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。
六、对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。
七、查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。
附件10：
档案销毁制度
一、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
二、坚持档案保管时间的标准，即短期保管的档案年满15年，长期保管的档案年满16—29年，30年以上为永久性。
三、对保管期满的档案，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定，确认无继续保存的档案，应写出鉴定报告，提出销毁意见。
四、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
五、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续，
由领导对销毁档案进行审查，并签批销毁意见。
由领导对销毁档案进行审查，并签批销毁意见。
六、对经领导批准销毁的档案，须由二人监销，鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。
七、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。
附件11：
档案鉴定制度
一、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
二、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
三、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
四、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
五、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
六、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
二、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
三、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
四、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
五、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
六、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
灌南县农业机械管理局
2013年5月29日