各村（社区）党支部、村（居）委会，镇直各单位：
为进一步加强档案管理工作，特制定《档案室工作基本任务和职责》等11项制度，现印发给你们，请认真遵照执行。
附件：
1、《档案室工作基本任务和职责》
2、《档案收集及立卷归档制度》
3、《档案查阅、借阅制度》
4、《档案鉴定和销毁制度》
5、《档案统计制度》
6、《专兼职档案人员岗位责任制》
7、《档案安全保密制度》
8、《档案利用制度》
9、《档案保管制度》
10、《档案库房管理制度》
11、《档案库房安全保卫制度》
2013年3月22日
报送：县档案局
田楼镇党政办公室 2013年3月22日 印发
附件1：
档案室工作基本任务和职责
一、认真贯彻《档案法》及档案工作的方针、政策和法规。
二、负责档案工作中各种规章制度的修改和建立档案工作网络。
三、根据本处实际情况，制定各类档案分类、编号、保管期限和密级划分的方案。
四、负责本处综合档案的接收、整理、保管、统计和组织鉴定工作。
五、编制各种检索工具，积极开展档案的编制工作。
六、遵守国家有关档案的保密规定，保证各类档案的机密和安全。
七、参与本站科技、生产、基建、科研计划管理等工作。
八、保证站处档案工作的开展，制订或提出档案建设所需要设备、物资计划。
九、做好科技图书、科技资料的管理工作，并承办领导交办的其它有关档案工作事宜。
附件2：
档案收集及立卷归档制度
一、凡能够反映我处的基本活动，历史和现在的真实面貌以及与本处有关的所有有保存价值的文件资料、图片、录音、录像等均属于收集整理立卷归档范围，如上级党政机关和业务主管部门下发的与本处有关的文电、本处自身形成的文件材料、图片、录音、录像，以及同级有关机关与本处主管业务有关的文件材料等均由处档案室统一保管。
二、凡属归档范围之内的文件资料，任何人不得拒为己有，原件必须送档案管理人员保存。因工作需要使用原件，经批准，方可办理借阅手续，使用后应及时归还。
三、为了防止文件材料的丢失，确保完整无损，维护档案有机联系和历史真迹，档案管理人员应加强对档案的日常收集和整理工作，档案管理人员应及时收回传递的各类文件，及时分类归档，本处召开的会议及各种活动中形成的文件材料、图片、录音、录像等会议和活动结束后，档案管理人员要及时收集齐全并存入档案室分类归案，妥善保管。
四、对于属于收集范围内的所有档案载体均应收集齐全，并按照分类纲目和载体的具体情况进行分类、立卷，使之能够正确反映本单位的基本面貌，便于保管和开发利用。
五、对图片、录音、录像等载体的档案应根据各自的保管要求，实行科学管理。
六、文书档案应按文书立卷的有关规定，认真填写卷内目录，写明标题、保管期限、附上备考表，注明需要说明的问题。
附件3：
档案查阅、借阅制度
一、有关部门及人员要填写查阅登记，档案资料原则上不外借，一般的档案需要借出，要综合科负责人批准，重要的档案需处领导批准方可借出档案室。
二、外单位因工作需要的，需凭单位介绍信，经档案室负责人批准后方可查阅，必须借出的，经有关领导批准方可借出。
三、底图及原件不外借，如需要档案室可提供复印件。
四、要自觉爱护档案资料，不得在案卷上圈、点、划杠，
涂改伪造、转借、拆卷，如必须拆卷复印，经档案室同意方可拆卷。
五、因公外出需要随身携带档案资料的需领导批准。
附件4：
档案鉴定和销毁制度
一、专兼职档案工作人员应该在日常工作中定期对已超过保管期限的档案提出有效意见，并写出销毁报告交鉴定销毁工作领导小组审查。
二、鉴定档案价值的原则和标准，并逐件逐张地审查文件，按照实际情况判定其价值。
三、鉴定后需要销毁的档案，还必须报请上级业务主管机关批准。
四、准备销毁的档案严禁出卖和作他用。
五、经批准后销毁档案必须登记注册，并指定监销人员，
按保密规定进行销毁，防止泄露。
六、销毁档案后，监销人员在销毁清册上注明已销毁字样，以及销毁日期，并由监销人员签名。
附件5：
档案统计制度
一、做好档案数量统计，包括档案的收进、移出、销毁、
实存等项目。
二、做好档案保管情况的统计，库房设备、档案保护实施工具的统计以及室内温、湿度的统计。
三、档案鉴定情况统计，根据档案销毁清册，统计档案保存情况(永久、长期、短期)和销毁文件情况。
四、做好档案利用情况的统计，包括利用效果，借阅人次和调卷数量等。
五、做好档案工作基本情况统计，包括档案工作人员机构、编制等情况统计。
六、准确编制档案工作情况统计，及时送到有关部门。
七、定期进行各类数字统计分析，为科学管理档案提供依据。
八、数字要具有真实性、准确性、及时性、连续性以便提高档案工作的管理水平。
附件6：
专兼职档案人员岗位责任制
一、努力学习党的各项方针、政策、认真贯彻执行《档案法》、《保密法》和上级有关文件精神，积极钻研业务，不断提高政治水平和业务能力。
二、负责集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，优质高效地为本单位工作搞好服务。
三、主动了解和积极参与本单位有关业务活动，对各业务部门和所属单位的档案工作，进行督促指导。
四、对本单位各部门所移交的各类档案进行分类、排架、编目、科学管理。
五、及时做好档案的保护、修补、复制及检查清理等工作，对到期档案进行鉴定、销毁。
六、随时办理领导交办的其它有关档案业务工作。
七、依照《档案法》的规定对在档案收集、整理、保护和提供利用等方面做出显著成绩的档案人员，给予奖励。
附件7：
档案安全保密制度
一、档案人员应按《保密法》为依据，严守党和国家的机密，遵守有关保密纪律，做到不失密、不泄密。
二、档案管理人员应遵守职业道德，做到不该说的机密绝对不说，不该看的机密绝对不看，不该问的机密不问。
三、档案人员不得向无关人员谈论档案内容，不得私自向外人借用、摘录档案。
四、档案人员不得携带档案进入公共场所，严禁个人私自保存档案材料。
五、档案库房应有专人管理，无关人员不得随意入内，查档人员不得在库房里查档。
六、档案文件材料原则上不外借，限于档案室查阅，一般的档案必须借出的，需经档案室负责人同意，重要的档案必须经站领导批准。
七、不得查阅与自己工作无关的档案材料。
八、外单位凭介绍信查阅，查阅有一定密级的档案时，必须有档案管理人员负责监查，需摘录和复制的，需经有关领导批准，方可进行登记备查。
九、档案管理人员失密行为造成一定后果的，应受到处分，严重的要追究法律责任。
附件8：
档案利用制度
一、单位档案、资料主要供本单位领导和各业务部门查阅利用，外单位需查阅利用，需经分管领导批准。
二、查阅档案、资料者必须先登记、注明查阅目的和查阅内容，方可查阅，未经批准，不得查阅。
三、凡查阅档案者，不得损毁、涂改档案，如需摘要或复制，必须征得管理人员同意。
四、档案原则上不外借，如遇特殊情况，须经分管领导批准。借、还时双方必须清点交接，以免发生缺页、损坏、拆卸、抽换、剪裁涂改等现象，确保档案完整与安全。
五、查阅档案必须注意保密，无关部分不得翻阅、查看，未经批准，不得将从本单位档案室复制的档案私自转借、公布、陈列、展出或提供给其他单位复制利用。
六、查阅档案应及时登记利用效果。
附件9：
档案保管制度
一、按照《档案法》规定的集中统一管理原则，本单位所有档案要按规定时间向档案室移交，实行专人、专室、专柜管理，自觉维护档案的完整与安全。
二、经常保持库房内整洁卫生，坚持每天做好温湿度记录。
三、档案柜排列整齐，柜内案卷存放有序，达到查阅迅速、方便。
四、加强库房管理，严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁放置易燃、易爆物品，切实做好防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防尘、防鼠、防光等八防工作。
五、库房内设施、设备应处于良好状态，不得随意搬动。
六、做好档案统计工作，对档案的进库、库存、利用等情况要及时进行统计。
七、认真执行查库制度，每年要对库存案卷、设施、设备情况进行一次检查发现霉变、破损档案要进行登记并及时抢救。
八、管理人员离开库房时，随时关好门窗，节假日库房应加贴封条。
九、档案管理人员不得在库房办理与档案无关之事。
十、非档案管理人员禁止进入档案库。
十一、档案人员调离时，必须办理档案移交手续。
附件10：
档案库房管理制度
一、非档案人员未经允许严禁进档案库房。
二、档案库房应符合防火、防虫、防潮、防晒、防震等七防要求。备有消防器材、防虫剂，装有温湿计，挂有窗帘。
三、库房内严禁吸烟和存放其它杂物，更不得存放易燃、
易爆物品。
四、档案库房橱柜排放整齐有序，即要防止光源直射，又要注意通风降温。
五、每半年抽查一次档案案卷，防止虫蛀、霉烂、变质、受潮等现象发生，同时做好补修、复制等技术处理工作。
六、每星期打扫一次库房卫生，做好通风换气工作，以调节库房温湿度。
附件11：
档案库房安全保卫制度
一、档案库房要安装防盗门，二楼以下(含二楼)要安装
防盗窗。
二、存放档案要用质量符合国家和省有关规定的金属柜架。
三、严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁放置易燃易爆物品。库房内要配备消防设备。
四、管理人员离开库房时，要随时关好门窗。节假日要检查防盗门、窗是否完好。
五、非档案管理人员，禁止进入档案库。库房内禁止会客。